CRM, ERP & productieproces portaal voor maatwerk­productie

Voor een maakbedrijf hebben we een CRM/ERP-systeem gebouwd dat het volledige proces voor exclusieve, met de hand gebouwde maatwerkproducten ondersteunt. Het uitgangspunt was minder een typisch ERP-traject en meer een digitale spiegel van een ambacht: ieder exemplaar is uniek, ieder proces telt tientallen handelingen, en ieder onderdeel heeft een eigen levenscyclus van bestelling tot inbouw.

Vóór dit project verliep de administratie grotendeels op papier. Bestelbriefjes, statuskaartjes, voorraadlijsten — allemaal nuttig in de werkplaats, maar onhandig zodra een vraag door meerdere mensen op meerdere plekken beantwoord moet worden. Een klantvraag over de status van een exemplaar betekende vaak een rondje langs collega's met de stapel papier in de hand.

We hebben een real-time applicatie gebouwd waarin interne medewerkers de status van elk exemplaar bijhouden, samen met de status van bestelde onderdelen en de voortgang van aflevering. Statuswijzigingen die in de werkplaats worden gedaan zijn direct zichtbaar in de showroom; bestellingen die binnenkomen koppelen automatisch aan de juiste lopende exemplaren.

Onder de motorkap zit een Kotlin-back-end op Vert.x met PostgreSQL als database. De keuze voor Vert.x was bewust: het systeem moet veel events en updates verwerken zonder vertraging, en moet bovendien comfortabel met websockets kunnen werken voor de real-time signalering richting de Angular 8-frontend.

Een belangrijk thema was traceerbaarheid. Voor exclusieve maatwerkproducten geldt: ieder onderdeel moet altijd terug te leiden zijn — naar wie het besteld heeft, wanneer het binnenkwam, welke kwaliteitscontrole het heeft doorstaan en in welk exemplaar het uiteindelijk terecht is gekomen. We hebben deze traceerbaarheid als eerste-orde concept in het datamodel verankerd, niet als bijproduct van losse logfiles.

Het overstappen van papier naar dit systeem was geen techniektraject maar vooral een verandertraject. We hebben de vakmensen in de werkplaats en de commerciële medewerkers vroeg betrokken bij de schermontwerpen, kleine pilots gedaan in deelprocessen en pas opgeschaald naarmate vertrouwen groeide. Het resultaat is een systeem dat hen daadwerkelijk helpt, in plaats van extra werk geeft naast hun bestaande manier van doen.